Als zentrale außeruniversitäre Einrichtung für Wissenschaft und Forschung hat die Österreichische Akademie der Wissenschaften - ÖAW die Aufgabe, „die Wissenschaft in jeder Hinsicht zu fördern". 1847 als Gelehrtengesellschaft gegründet, steht sie mit ihren heute über 760 Mitgliedern sowie rund 1.800 Mitarbeitenden für innovative Grundlagenforschung, interdisziplinären Wissensaustausch und die Vermittlung neuer Erkenntnisse. Weltweit initiiert und pflegt die ÖAW Partnerschaften und vertritt Österreich in internationalen wissenschaftlichen Organisationen, sie kooperiert mit zahlreichen Institutionen im Wissenschaftsbereich, um die Forschungslandschaft aktiv mitzugestalten.

An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften - ÖAW, der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist in der Personalabteilung die Position als

PA-Admin Senior (w/m/x) zu besetzen.
(Vollzeit)

PA-Admin Senior (w/m/x)

Ihr Aufgabenbereich

• First-Level-Beratung für administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
• Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
• Arbeitsrechtliche Prüfung von Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
• Beratung von Führungskräften im Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
• ÖAW-interne Abstimmung zu allen Personalmaßnahmen
• Information des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
• Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
• Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung

Ihr Profil

• Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt
• Prüfung zur Personalverrechnung von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in der HR-Administration in einer vergleichbaren Position
• Fundiertes Verständnis für Prozesse und Digitalisierung
• Gute Kenntnisse im österreichischen Arbeitsrecht
• Hervorragender Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. SAP HCM, DPW, LGV+) von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamorientiertes Handeln mit Hands-On Mentalität
• Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit gutem Zeitmanagement

Unser Angebot

• Abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten und zugleich dynamischsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs
• Arbeitsort in zentraler Innenstadtlage mit flexibler Gleitzeitregelung
• Home-Office-Möglichkeit

Gehalt

Für diese Position ist laut ÖAW-Kollektivvertrag ein monatliches Mindestgehalt in Höhe EUR 3770,55 (Vollzeitbasis) gemäß dem Kollektivvertrag der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW). Bei Teilzeitbeschäftigung erfolgt eine aliquote Anpassung entsprechend dem vereinbarten Stundenausmaß.

Darüber hinaus bieten wir eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.

Es ist für Sie selbstverständlich, sorgfältig und termingerecht zu arbeiten, dabei die nötige Eigenständigkeit bei Ihren Aufgaben einzubringen und mit Ihrer positiven Art die Abteilung professionell nach allen Seiten zu vertreten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung inkl. CV, Motivationsschreiben und Dienstzeugnissen bis zum 18.09.2026.

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) verfolgt eine diskriminierungsfreie Beschäftigungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit sowie Vielfalt. Insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.

Kontakt
Jovana Stankovic | Jovana.Stankovic@oeaw.ac.at
Zentrale Verwaltung | 1010 Wien, Österreich
Österreichische Akademie der Wissenschaften | Austrian
Academy of Sciences | https://www.oeaw.ac.at/

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 3.770,55 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: Hybrid

Dienstort: Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)

Berufsfelder: Personalwesen, Rechnungswesen, Controlling

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: Österreichische Akademie der Wissenschaften

Mitarbeiter*innenanzahl: 501 - 2500 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)

Erforderliche Kenntnisse

• österreichische Arbeitsrecht
• MS Office

Nice-To-Have Kenntnisse

• HR-Systeme

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2
• Englisch B2

Erforderliche Ausbildung

• Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt

Nice-to-have Ausbildung

• Prüfung zur Personalverrechnung

Benefits

• Gute Anbindung
• Flexible Arbeitszeiten
• Home Office

Alle Infos zur Bewerbung

Referenznummer: ZVHR087ADM126

Bewerbungszeitraum: Bis 18.09.2026

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Dienstzeugnisse

Ansprechperson

Jovana Stankovic